問い合わせフォームの営業メール対策と本物を見落とさない3つの見直し

問い合わせフォームに営業メールばかり届いて困っているなら、対策は「機械が送るもの」と「人が手で送るもの」に分けて考えるのが近道です。機械による送信は、Googleの reCAPTCHA（ロボットかどうかを自動で見分ける確認）などでかなり減らせます。ただし人が手で送ってくる営業はそれでは止まらないので、フォームの項目と届く先の分け方を見直すことが必要です。

朝いちばんにメールを開くと、フォームからの通知が10件並んでいる。開いてみると広告の提案や人材紹介の案内ばかりで、本物のお客さまからの1件が埋もれていた。そんな経験がある担当者の方に向けて、今日からできる見直しを3つに絞って紹介します。

この記事では、上司に見せられる確認表も最後に付けています。自分でできることと頼んだ方がよいことの分かれ目も書きました。フォームを作った制作会社に連絡がつかない場合でも使えます。

営業メールが増えるのは送る側の道具が手軽になったから

問い合わせフォームに届く営業は「フォーム営業」と呼ばれます。会社のホームページにある問い合わせフォームを探して営業の文章を送る方法です。

最近は送る側の道具が増えました。営業先のリストを自動で作り、フォームへの入力まで手伝うサービスがいくつも出ています。ASPICのフォーム営業ツールの解説でも、リスト作りから送信までを助けるツールが複数紹介されています。

届く側の負担も小さくありません。フォームの迷惑対策サービスを出している会社の独自調査では、フォーム経由のメールの8割以上が営業だったという結果が出ています（ASCII STARTUPの記事。調査の対象や人数は記事に書かれていません）。1社の調査なので数字は目安として見てください。

大事なのは、営業メールには2つの種類があることです。

• 機械が自動で送ってくるもの：同じ文章が短い時間に何通も届く
• 人が1件ずつ手で送ってくるもの：御社の名前を入れた丁寧な文章で届く

この2つは止め方が違います。どちらが多いかを先に見ておくと、どの対策から始めればよいかが決まります。

見直し1 機械の送信はロボット確認と見えない入力欄で減らす

同じ文章が何通も届く場合は機械による送信が中心です。意味の通らない英語のメールが多い場合も同じです。この場合はフォームに確認の機能を足すことでかなり減らせます。

ロボットかどうかを確かめる機能を足す

代表的なのはGoogleの reCAPTCHA です。reCAPTCHA v3 の説明によると、送信のたびに0.0から1.0の点数を返します。0.0に近いほどロボットの可能性が高いという判定です。点数の低い送信を受け付けないようにすれば、自動の送信の多くは届かなくなります。

人には見えない入力欄を置く

もう1つは、画面には表示されない入力欄をフォームに置く方法です。人には見えないので空のまま送られます。機械は欄をすべて埋めようとするので、そこに文字が入っていたら受け付けないようにします。お客さまの手間が増えないのが良いところです。

この見直しでできないこと

正直に書くと、どちらの方法も人が手で送る営業には効きません。人が画面を見ながら入力すれば、ロボット確認は通ってしまうからです。また確認を厳しくしすぎると、本物のお客さまの送信まで弾くことがあります。設定したあとは、自分で何度か送ってみて届くかを確かめてください。

見直し2 フォームの項目で営業を別の箱に分ける

人が手で送る営業を減らすには、フォームの項目を変えるのが効きます。止めるのではなく、本物の問い合わせと混ざらないように分けるという考え方です。

問い合わせの種類を最初に選んでもらう

フォームのいちばん上に「お問い合わせの種類」を選ぶ欄を置きます。たとえば次のような選び方です。

• ご依頼やお見積もりのご相談
• ご利用中のお客さまからのお問い合わせ
• 採用について
• 営業やご提案

「営業やご提案」を選んだ送信は、別のメールアドレスに届くように設定します。正直に選んでくれる送り手ばかりではありません。それでも選んでくれた分だけ、本物の問い合わせが届く箱は静かになります。

営業お断りの一文をフォームの上に書く

「このフォームからの営業やご提案はお断りしています」とフォームの上に書いておくのも1つの手です。フォーム営業のやり方を説明した記事でも、送る前に相手のフォームが営業お断りかを確かめるよう勧めています。営業お断りと書かれたフォームを自動で外す機能を持つツールもあります。すべてが止まるわけではありませんが、きちんとした送り手には効きます。

営業の窓口を別に用意する

取引先を探すために提案は受けたいという会社もあるはずです。その場合は「ご提案は次のメールアドレスへ」と別の窓口を書いておくと、営業を断らずに分けられます。

見直し3 本物の問い合わせを見落とさない受け取り方にする

フォームの対策をしても、営業がゼロになることはありません。最後の見直しは、届いた後の受け取り方です。ここはホームページを触らずに今日から始められます。

• 通知メールの件名に問い合わせの種類が入るようにする（例：【ご依頼】【営業】）
• 本物の問い合わせを見る担当者と見る時刻を決める（例：毎朝9時と15時）
• 迷惑メールのフォルダも週に1回は開いて確かめる
• お客さまに自動返信メールが届くようにして「何日以内に返事をするか」を書く

自動返信のメールは、送ったお客さまの安心につながります。返事が遅れたときに「届いていないのでは」と思われるのも防げます。

仕分けにかかる時間も一度数えてみてください。たとえば1日15分でも、月に20日の出勤なら5時間です。この時間が減るだけでも、見直しの価値があります。

自分でできることと頼んだ方が早いことの分かれ目

ここまでの見直しを、誰がやるかで分けると次のようになります。上司に説明するときは、この表をそのまま見せてください。

WordPressで作ったサイトなら、ロボット確認や見えない入力欄はプラグイン（機能を足す追加の部品）で入れることが多いです。ただしプラグインは入れたら終わりではありません。更新を止めると、それ自体が攻撃の入口になることもあります。毎月の保守で何をしてもらっているかは、保守費用の中身を説明した記事でくわしく書いています。

弊社では他社が作ったWordPressのサイトでも、今のまま保守を引き受けています。本体とプラグインの更新とバックアップ、表示と動作の確認で月額10,000円からです。フォームの項目を変える作業はサイトの作りによって変わるので、見積もりは無料でお出しします。

フォームの通知がきちんと届いているかを含めて御社のサイトの状態を見たいときは、無料のサイト診断で確かめられます。

上司に見せる前に確かめたいチェックリスト

まずは御社のフォームが今どうなっているかを確かめましょう。当てはまらない項目があれば、そこが見直しの候補です。

• フォームにロボットかどうかを確かめる機能が入っている
• 問い合わせの種類を選ぶ欄がある
• 営業や提案をどう扱うかがフォームの上に書いてある
• 通知メールがどのアドレスに届くかを担当者が知っている
• 本物の問い合わせを見る担当者と時刻が決まっている
• お客さまに自動返信メールが届く
• フォームを直せる人（制作会社や保守の担当）に連絡がつく

最後の項目に当てはまらない場合は、フォームの対策より先に連絡先の確保が必要です。制作会社と連絡がつかないときに何を手元に残すべきかは、制作会社を変えたいときに確保したいものの記事にまとめています。