Microsoft Formsの回答に気づかない｜メール通知で足りる場合

「取引先の申込みをMicrosoft Formsで受けているのに回答に気づくのはいつも翌日」という担当者は多いです。回答に早く気づきたいだけなら、Formsの設定で「各回答のメール通知を受け取る」をオンにすれば足ります。回答の中身で担当者を分けたり表に写したりしたいときだけ、Power Automate（Microsoftの自動化のサービス）を使います。

Microsoftのサポートの説明では、この通知は回答が送信されるたびにメールで知らせる設定です（Microsoft Formsの設定の説明・2026年9月11日の更新）。フォーム1つにつき設定を1か所変えるだけで、追加の契約は必要ありません。

この記事では、メール通知の設定の場所と届かないときの確かめ方を先に説明します。そのうえでPower Automateが必要になる場面と、使うときに決めておくことをお伝えします。

回答ごとのメール通知はFormsの設定だけで届く

Microsoft Formsで回答に気づくための最初の手は、フォームの設定にある「各回答のメール通知を受け取る」です。2026年11月時点のMicrosoftの説明では、設定を編集するフォームを開いて［設定］を選ぶとこの項目が出てきます。場所は「すべてのテストとフォームの回答の受信」という見出しの下です。

オンにすると、誰かがフォームを送信するたびにメールが届きます。通知はフォームごとの設定なので、フォームを3つ使っているなら3つとも確かめる必要があります。

同じ見出しの下には、招待した人の回答の状況を知らせる設定もあります。Microsoftの説明では、メールで招待した人が回答しないときはフォームの持ち主に約16時間後に回答の状況のメールが届きます（Formsのスマート通知の説明）。社内のアンケートのように答える人が決まっているフォームでは、この設定も使えます。

Microsoft Formsの回答に気づくだけなら、フォームごとに「各回答のメール通知を受け取る」をオンにすれば足ります。

通知が届かないときは送り元のアドレスを確かめる

設定をオンにしても通知が見当たらないときは、迷惑メールのフォルダーを先に見ます。Microsoftの説明では、Formsの自動のメールは初めから no-reply@forms.mail.microsoft というアドレスから送られます。

会社のメールの振り分けで、このアドレスからのメールが迷惑メールに入ることがあります。見つかったら、このアドレスを受信を許可する相手に足しておきます。

もう1つ確かめたいのは、通知が誰に届くかです。前の節の回答の状況のメールもフォームの持ち主に届くとされていて、通知は持ち主のアカウントで受ける形です。フォームを作った人と回答を見る人が違う会社では、作った人が異動したあとに気づくのが遅れます。

通知が届かないときは迷惑メールのフォルダーと no-reply@forms.mail.microsoft の受信の許可と通知を受ける人が今の担当かの3つを確かめます。

メール通知で足りないのは振り分けと転記

前の2つの節で通知が届くようになっても、メール通知ではできないことがあります。Formsの設定の画面にあるのは通知を受け取るかどうかの切り替えで、回答の中身によって送り先を変える項目はありません。

たとえば「見積もりの依頼は営業・修理の依頼は工事の担当」と分けたい場合は、通知を受けた人が毎回転送することになります。回答をExcelの表やTeamsのチャネルに流したい場合も同じです。

こうした振り分けと転記をするのが、Power Automateです。Microsoft Formsのコネクタ（Power Automateから他のサービスを使うための接続）には、2つの機能があります。新しい回答が送信されたときに動くきっかけの「When a new response is submitted」と回答の中身を取り出す「Get response details」です（Microsoft LearnのMicrosoft Formsのコネクタの説明）。この2つをつなぐと、回答の内容を見て送り先を変えたり表に1行ずつ足したりできます。

メール通知で足りないのは回答の中身で送り先を変えることと表に写すことで、この2つが必要なときにPower Automateを使います。

Power Automateで流すときに決めること

Power Automateを使うと決めたら、作る前に3つ決めておきます。どれもMicrosoftの説明に書かれた条件から来るものです。

1つ目は使うアカウントです。Microsoft Formsのコネクタは会社や学校のアカウント（組織のアカウント）でしか動かないとされています。個人のMicrosoftアカウントで作ったフォームは、Power Automateにつなげません。

2つ目はフォームの持ち主です。Microsoftの説明では、グループで作ったフォームはPower Automateの一覧に出てこないのでフォームのIDを手で入れます。IDは、フォームを編集しているときのアドレスの「FormId=」より後ろの部分です。

3つ目は量です。Formsのコネクタは1つの接続あたり60秒に300回までと上限が決まっています。申込みのフォームなら届かない量ですが、1日に何百件も回答が来るフォームでは確かめておきます。

料金の面では、Formsのコネクタは標準（Standard）の区分でPremiumのライセンスが必要な区分ではありません（Microsoft LearnのPower Automateのライセンスの説明・2026年9月22日の更新）。ただし作った人が辞めたときにフローが止まることがあるので、共同の持ち主を決める話は別の記事で紹介しています。

Power Automateで流すなら、会社のアカウントで作ることとフォームのIDと回答の量の3つを作る前に決めておきます。

メール通知で足りる会社とPower Automateを使う会社

ここまでの話を表にまとめます。御社のフォームを当てはめてください。上司に説明するときにもそのまま使えます。

4つとも左の列なら、メール通知で足ります。今日のうちにフォームごとの設定をオンにして、自分で1件送って届くかを確かめてください。

回答を見る人か回答のあとの作業が右の列なら、Power Automateを使う側です。誰に何を送るかを紙に書き出してから作り始めてください。

御社が今日やること

次の4つは今日確かめられます。

1. 会社で使っているMicrosoft Formsのフォームを一覧にし、作った人の名前を横に書く
2. フォームごとに［設定］を開き「各回答のメール通知を受け取る」がオンかを見る
3. 自分でフォームを1件送り、通知が迷惑メールに入っていないかを確かめる
4. 回答のたびに転送や表への転記をしているフォームに印を付ける

やりがちな失敗は、通知の設定をオンにしたまま作った人が異動してしまうことです。通知は持ち主のアカウントで受ける形なので、1で書いた作った人の名前が今の担当と違うフォームは作り直すか持ち主を替えてください。

フォームの通知を2人で受けたいときは、問い合わせのメールを2人で見る方法の記事も参考になります。

弊社がやっていること

弊社では社内の作業をいくつか自動化して毎日使っています。たとえばAIが書いたコラムを社内の確認用のボードで承認すると、5分以内にサイトへ公開される流れを動かしています。どの自動化も人が最後に確認してから先へ進む形にしています。

つないだサービスの仕様が変わったりアクセストークンの期限が切れたりすると、自動化は止まります。そのため止まったことに気づく監視と直しまでを自動化の一部と考えています。Power Automateで回答を流す場合も、止まったときに誰が気づくかを先に決めます。

一方で弊社をすすめない場合もあります。

• 回答を見る人が1人で読んで返信すれば終わるなら、この記事のメール通知の設定で足りるので弊社に頼む必要はありません
• Microsoft 365の契約やライセンスの選び方は御社で決めるもので、弊社の作業には含まれません

回答の振り分けや表への転記が毎日の手間になっているなら、自動化を考える場面です。弊社で動いている自動化の例は業務の自動化のページに載せています。御社のフォームの流れで迷うときは相談の窓口からご連絡ください。初回の30分は無料です。